Configuración de Sistemas operativos
Elementos que
integran un Manual de Procedimientos
En
la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de
procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste
varía según los objetivos y propósitos de cada dependencia, así como con su
ámbito de aplicación. A continuación se mencionan los elementos que se
considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los más
relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:
Carátula: Es la cubierta
exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre
del manual y la organización responsable.
Portada: Ésta continúa después
de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización responsable de
su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
Índice General: Es la presentación
resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento.
Introducción: Se refiere a la
explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del
manual, de su utilidad de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a
través de él, incluyendo una explicación clara y concisa de los objetivos del
manual y la exposición de la estructura del documento; Incluye información de cómo
se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como
la autorización del titular. Es recomendable que, al formular la introducción,
se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento;
asimismo, que comprenda totalmente los rubros mencionados en el párrafo
anterior. En síntesis, la introducción deberá:
•
Señalarse el objetivo del documento.
•
Incluir información acerca del ámbito de aplicación del documento.
•
Ser breve y de fácil entendimiento.
Objetivo del Manual: El objetivo deberá
contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de
procedimientos; su elaboración se ajustara a los lineamientos que se describen
a continuación:
•
Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
•
La redacción será clara, concreta y directa.
•
La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo.
•
Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.
•
Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.
El
objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos
breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar qué se hace; y
la segunda, para qué se hace.
Procedimientos: Constituye la parte
central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los
siguientes apartados:
•
El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
•
La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara ys encilla.
•
No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.
Objetivos del
Procedimiento:
Que
es donde se planteará el propósito finalidad o razón de ser del procedimiento o
lo que se pretende lograr con la ejecución del mismo.
Alcance: Se describe el ámbito
de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra, puestos y
actividades, así como a qué no aplica.
Referencias: Se enlista la
documentación de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento: Manuales
Internos, Normatividad, etc.
Responsabilidades: Aquí se debe indicar
quien es el responsable de la elaboración, emisión, control, vigilancia del
procedimiento; así como también, quien es el responsable de la revisión y
aprobación del mismo.
Definiciones: Son los términos de
uso frecuente que se emplean consentido específico o restringido en comparación
al conjunto de definiciones del diccionario.
Método de Trabajo: Dentro del método de
trabajo se deberán tomar en cuenta los siguientes apartados:
•
Políticas y normas de operación: Se
encuentra referida a la exposición de criterios y normas que orienten la
realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos
superiores.
•
Descripción de las operaciones: Se
entiende como la presentación secuencial de los pasos que se deben a seguir dentro
de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su
ejecución.
•
Diagrama de flujo: Estará entendida
como la representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades que
participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante
el uso de la simbología.
•
Formas e instrucciones: Deberá
presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en las
diferentes operaciones del procedimiento. Se habrá de adjuntar, además, las instrucciones
con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los
formatos.
Base Jurídica: Es la enumeración de
los ordenamientos o normas jurídico - administrativas que rigen la operación de
la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el
procedimiento.
Glosario: Como parte final, se
incluirá un compendio alfabético que habrá de contener los conceptos referidos
a las acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual.
Luego de la realización del manual se debe realizar un análisis del
procedimiento con las normas jurídico – administrativas o la verificación de
que efectivamente exista similitud del procedimiento con el marco existente y
procurando siempre que no se contradiga ninguna de las disposiciones vigentes y
normas jurídicas aplicables al procedimiento de que se trate. Por último, es
conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a la
frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la
revisión y actualización del manuales menester señalar, que cuando en un
documento se incluya solo un procedimiento, deberá incluirse en las
instrucciones, representación gráfica y descripción narrativa, del conjunto de
instrucciones específicas para llevar a cabo una gama de operaciones. De igual
forma, se deberán especificar objetivos, políticas de operación, ámbito de aplicación,
descripción de operaciones y diagramas. Este análisis abarca todo el proceso
hasta la consecución del producto final. En este procedimiento es de suma
importancia, verificar los tiempos de ejecución desde que se comienza y hasta
que se finaliza, todo esto con el propósito de captar los puntos y las unidades
administrativas donde se dan con mayor frecuencia los problemas o retrasos en
los servicios, que en general obstaculizan y disminuyen la celeridad en los procesos
en su conjunto.
En
este mismo orden, resulta importante estudiar los volúmenes de trabajo y la
frecuencia con que se repiten estos, los procedimientos para determinar la
importancia de los mismos, y estar en posibilidad de hacer sugerencias que
permitan hacer de una manera más eficiente su operatividad y la respuesta al
público. Invariablemente los manuales de procedimientos, tendrán que estar
interrelacionados con las funciones y atribuciones asignadas a la unidad
administrativa, esto para comprobar que los procedimientos que se realizan se
encuentran íntimamente ligados con todas y cada una de las funciones y/o
atribuciones que corresponden a la unidad administrativa de que se trate. También
se debe comprobar la existencia de funciones cuya ejecución aún no se hayan
reglamentado, o aun no se reglamenten, ya sea que no existen indicaciones por
escrito para su realización, aún y cuando los procedimientos se efectúen.
