Manual de Procedimientos

Configuración de Sistemas operativos

Elementos que integran un Manual de Procedimientos

En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos de cada dependencia, así como con su ámbito de aplicación. A continuación se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:

Carátula: Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.

Portada: Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.

Índice General: Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento.

Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él, incluyendo una explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular. Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los rubros mencionados en el párrafo anterior. En síntesis, la introducción deberá:

• Señalarse el objetivo del documento.

• Incluir información acerca del ámbito de aplicación del documento.

• Ser breve y de fácil entendimiento.

Objetivo del Manual: El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboración se ajustara a los lineamientos que se describen a continuación:

• Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.

• La redacción será clara, concreta y directa.

• La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo.

• Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.

• Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.

El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar qué se hace; y la segunda, para qué se hace.

Procedimientos: Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:

• El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.

• La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara ys encilla.

• No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.

Objetivos del Procedimiento:

Que es donde se planteará el propósito finalidad o razón de ser del procedimiento o lo que se pretende lograr con la ejecución del mismo.

Alcance: Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica.

Referencias: Se enlista la documentación de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento: Manuales Internos, Normatividad, etc.

Responsabilidades: Aquí se debe indicar quien es el responsable de la elaboración, emisión, control, vigilancia del procedimiento; así como también, quien es el responsable de la revisión y aprobación del mismo.

Definiciones: Son los términos de uso frecuente que se emplean consentido específico o restringido en comparación al conjunto de definiciones del diccionario.

Método de Trabajo: Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los siguientes apartados:

• Políticas y normas de operación: Se encuentra referida a la exposición de criterios y normas que orienten la realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superiores.

• Descripción de las operaciones: Se entiende como la presentación secuencial de los pasos que se deben a seguir dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecución.

• Diagrama de flujo: Estará entendida como la representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbología.

• Formas e instrucciones: Deberá presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en las diferentes operaciones del procedimiento. Se habrá de adjuntar, además, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos.

Base Jurídica: Es la enumeración de los ordenamientos o normas jurídico - administrativas que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el procedimiento.

Glosario: Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que habrá de contener los conceptos referidos a las acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual. Luego de la realización del manual se debe realizar un análisis del procedimiento con las normas jurídico – administrativas o la verificación de que efectivamente exista similitud del procedimiento con el marco existente y procurando siempre que no se contradiga ninguna de las disposiciones vigentes y normas jurídicas aplicables al procedimiento de que se trate. Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la revisión y actualización del manuales menester señalar, que cuando en un documento se incluya solo un procedimiento, deberá incluirse en las instrucciones, representación gráfica y descripción narrativa, del conjunto de instrucciones específicas para llevar a cabo una gama de operaciones. De igual forma, se deberán especificar objetivos, políticas de operación, ámbito de aplicación, descripción de operaciones y diagramas. Este análisis abarca todo el proceso hasta la consecución del producto final. En este procedimiento es de suma importancia, verificar los tiempos de ejecución desde que se comienza y hasta que se finaliza, todo esto con el propósito de captar los puntos y las unidades administrativas donde se dan con mayor frecuencia los problemas o retrasos en los servicios, que en general obstaculizan y disminuyen la celeridad en los procesos en su conjunto.

En este mismo orden, resulta importante estudiar los volúmenes de trabajo y la frecuencia con que se repiten estos, los procedimientos para determinar la importancia de los mismos, y estar en posibilidad de hacer sugerencias que permitan hacer de una manera más eficiente su operatividad y la respuesta al público. Invariablemente los manuales de procedimientos, tendrán que estar interrelacionados con las funciones y atribuciones asignadas a la unidad administrativa, esto para comprobar que los procedimientos que se realizan se encuentran íntimamente ligados con todas y cada una de las funciones y/o atribuciones que corresponden a la unidad administrativa de que se trate. También se debe comprobar la existencia de funciones cuya ejecución aún no se hayan reglamentado, o aun no se reglamenten, ya sea que no existen indicaciones por escrito para su realización, aún y cuando los procedimientos se efectúen.